Per la vostra azienda a veramente raccogliere i frutti di una politica di viaggi aziendali strutturati, esso deve concentrarsi su una cosa sopra ogni cosa: conformità. Purtroppo, mentre l'esplosione in conveniente Self Booking strumenti dà molta più libertà di scelta, e rende anche rispetto molto più impegnativo. Tutta la tecnologia che supporta un aumento in conformità alla politica ha merito; essa risparmiare i vostri soldi dell'azienda e riportare i benefici di viaggi aziendali.
Diversità di oggi di scelta negli strumenti di prenotazione auto rende conformità attraverso la negazione di accesso un protocollo molto difficile per far rispettare. Quello che vi serve è un imbuto attraverso cui 100% di viaggio della vostra azienda deve passare l'attività. Nel mondo aziendale, l'unica soluzione possibile imbuto è il meccanismo di pagamento – essere pagati è l'ultimo livellatore. Se si utilizza una carta di credito azienda come il meccanismo di pagamento, supportato da una soluzione di gestione della spesa e fornitori che si possono riferire a voi un livello ragionevole di dati, vi levate in piedi una buona possibilità di sostenere l'obiettivo di conformità.
Una conformità-amichevole Expense Management soluzione (EMS)
Una soluzione di gestione della spesa che elabora le transazioni con carta (e possiede il flusso di lavoro decente) richiede il viaggiatore giustificare personalmente tutte le deviazioni dalla politica al loro garante – su ogni operazione da. Altrettanto importante, le singole transazioni di magazzino dare il manager di viaggi aziendali spendere l'opportunità di condurre analisi ed esaminare i comportamenti individuali e di aggregati.
Si potrebbe obiettare che questo è dopo l'atto, ma ancora incoraggia la conformità. Come per tutti i sistemi di scheda basata sugli appalti, se un dipendente costantemente si discosta dalla politica aziendale, essi possono essere penalizzati (ad esempio carta ritiro, avviso ufficiale, cessazione dell'occupazione, ecc.). La minaccia di ripercussioni negative agisce come deterrente per uso improprio della carta, in modo da aumentare il livello di conformità.
I vantaggi di conformità ai criteri
l'80% dei benefici caso aziendale di viaggi aziendali verrà dalla conformità ai criteri di viaggio. Ciò richiede:
• Buona politica e procedure;
• Una strategia di comunicazione globale;
• Cancello di a attraverso il quale tutte le attività possono essere convogliati (la carta e la soluzione di gestione della spesa); e
• Strumenti per monitor e misura della conformità.
Ci saranno anche alcuni vantaggi periferici da guadagnare da una soluzione di gestione spese nella fase pre-viaggio:
Per esempio:
• Il viaggiatore possono utilizzare il componente del flusso di lavoro di una soluzione di gestione spese per creare record di richiesta e approvazione viaggi anziché utilizzando qualcosa di meno strutturato come messaggi di posta elettronica.
• Utilizzando la soluzione di gestione della spesa, il viaggiatore può creare un record di "impegno" al momento della prenotazione per la corrispondenza delle successive della carta di credito transazione quando si tratta.
• È possibile ottenere un download di dati di viaggio dal vostro TMC e i viaggiatori possono cercare di corrispondere a quella contro le transazioni con carta viaggio, riducendo così la quantità di voci manuale necessarie del coordinatore viaggi.
• La soluzione di gestione spese fornisce i viaggiatori con un ceppo in tempo reale degli impegni di là di ciò che potrebbe essere registrato in un diario personale.
Come applicare alla vostra azienda?
Nel guardare il business case per questo esercizio, è necessario esaminare da vicino una serie di fattori per determinare i vantaggi che realizzerà in realtà:
• Ci sono norme tutto il settore e il mercato tende a lavorare come una serie di cicli isolato chiuso fornitore – sarà la vostra efficienza più grande se può dirigere il vostro business interamente all'interno di un ciclo chiuso. Spetta a voi per determinare se è possibile ottenere il massimo potere d'acquisto in questo ambiente.
• L'importanza che si posiziona sulla comprensione il valore cumulativo del viaggio prenotato, ma non ancora pagate.
• Alimentazione nella misura in cui può di origine dati che richiede da vostri viaggiatori attraverso un data TMC e, di conseguenza, il risparmio di battitura è possibile ottenere per quei viaggiatori.
• La produttività si guadagna otterrà per i viaggiatori in virtù della loro creazione di dettagli di viaggio nella tua soluzione Expense Management (EMS) al momento della prenotazione, piuttosto che al tempo dell'arrivo di transazione della carta.
La combinazione di gestione elettronica di viaggio e spese di gestione è un sottoinsieme di importante di eProcurement, ed è soggetto alle stesse sfide di fronte a tutte le iniziative di eProcurement negli ultimi 10 anni-standard di settore, partecipazione di fornitore e un mercato senza soluzione di continuità. Finché questi elementi sono tutti in luogo, più grande vantaggio sarà essere acquisita da aziende che mettono a fuoco l'immagine grande di dove possono ottenere valore d'acquisto massimo con produttività d'acquisto ragionevole – di solito basato sull'essere in grado di eseguire un'analisi dei modelli di spesa e il comportamento.
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