In tempi recenti, iniziative quali il Sarbannes Oxley Act negli Stati Uniti hanno sollevato drammaticamente il profilo di conformità all'interno del mondo azienda. Come un elemento chiave di ogni politica di conformità aziendale, spese di gestione ha condiviso alcune delle luci della ribalta. Di conseguenza, una soluzione di gestione spese (EMS) ora è fondamentale per qualsiasi attività commerciale in questione con conformità aziendale. Ma che cosa è una soluzione di gestione spese (EMS)? L'azienda ha bisogno di uno? E dove si può trovare una buona? Altrettanto importante, come si con successo implementare e integrare una soluzione di gestione spese (EMS) nel vostro ambiente aziendale. Questo articolo getta luce su questi temi.
Che cos'è una soluzione di gestione spese (EMS)?
Il termine "soluzione di gestione spese" è stato usato per descrivere i servizi e prodotti commerciali molto diversi. Nel contesto di questo articolo, una soluzione di gestione della spesa è definita come un sistema basato sulla tecnologia che elabora:
(i) record di delle transazioni ha ricevuto da un emittente della carta di credito (che dettagliano uso dipendente di credito aziendale cards0; e
(ii) istanze di rimborso in contanti ha avuto origine da un dipendente.
In pratica, l'applicazione di destinazione è le spese di viaggio e di intrattenimento. Un robusto Expense Management soluzione (EMS) sosterrà anche attività di approvvigionamento (pCard) come parte di una più ampia strategia di gestire in modo efficace il valore più basso, le transazioni di business-to-business ad alto volume.
I tre principali passaggi di qualsiasi processo di gestione delle spese sono:
1. l'accettazione/input dei dati di origine convalidato;
2. l'applicazione delle regole predeterminate di gestione record di spesa; e
3. il distacco di transazioni a un repository aziendale, come un sistema ERP.
Qual è lo scopo di spese gestione soluzione (EMS)?
Gli obiettivi di un'implementazione di soluzione di gestione spese dovrebbero includere quanto segue:
1. per automatizzare la preparazione, presentazione, l'approvazione e verifica dei crediti viaggi e Ristorazione, così migliorare la produttività dei correntisti e riducendo il tempo e il costo del personale account;
2. per supportare l'implementazione di un metodo standardizzato di pratica migliore di gestire le spese ad alto volume attraverso l'uso di carte di credito aziendale; e
3. per aumentare la trasparenza e migliorare la governance delle transazioni finanziarie condotto per conto di impresa.
Fonti di soluzioni di gestione spese
Organizzazioni internazionali e australiane hanno ora accesso a una gamma di soluzioni di gestione della spesa qualità che sono particolarmente adatti per la guida verso il basso costo pur di soddisfare i requisiti di conformità aziendale di amministrazione. Ci sono essenzialmente tre fonti di "soluzioni di gestione di spesa":
1. Sistemi ERP;
2. sistemi offerti dagli emittenti di carta; e
3. best-of-breed soluzioni.
Ognuno avrà loro meriti e soddisferà le organizzazioni in circostanze diverse.
Enterprise Resource Planning (ERP), sistemi di
ERP di provenienza spese gestione ha l'attrazione di essere pienamente integrati all'interno della financial suite di software, pertanto offre un aspetto standard a tutti gli utenti dell'ERP. Con funzionalità di gestione spese di provenienza ERP, ERP fornisce il software di base e l'impresa ha bisogno di personalizzare e configurare il sistema in modo da riflettere le proprie strutture e regole per quanto riguarda la gestione delle spese di personale. Se si sta valutando la possibilità di utilizzare il loro ERP per spese di gestione, è necessario essere consapevoli di un certo numero di fattori, tra cui:
• l'effettiva funzionalità disponibile all'interno del loro sistema ERP installato specifico;
• l'arretrato di lavoro sul sistema ERP accumulato per il reparto IT; e
• il tempo di distribuzione e il costo del progetto (che di solito è sostanziale).
I costi di licenza possono essere un problema se un'impresa se la vostra azienda non ha pagato una tassa di licenza che coprirà tutti i titolari di carta e pretendenti di contanti.
Sistemi di emittente Card
Alcune emittenti di carte promuovono soluzioni "spesa di gestione" che possono variare da una report generato dal computer per un sistema online con alcuni concetti incorporate del flusso di lavoro. L'attrazione di soluzioni di gestione di carta emittente spesa è che sono offerti come parte di un accordo di carta, a volte (apparentemente) gratuitamente. Se stai pensando di una soluzione di gestione spese carta dell'emittente, bisogno di sapere:
• verrà 'bloccato ' all'emittente di carte?; e
• si sarà in grado di configurare la soluzione di gestione spese per riflettere adeguatamente le esigenze interne?
Soluzioni Best-of-Breed
Best-of-breed spese gestione soluzioni da fornitori specializzati relativamente senza soluzione di continuità interfacciabile con sistemi interni di un'organizzazione come HR ed ERP, ma non presenterà un aspetto comune al sistema ERP. È solitamente sarebbe scegliere una soluzione di gestione best-of-breed spesa se si desidera:
1. la vostra azienda ad essere indipendente da un emittente della carta di particolare;
2. per ottenere un'implementazione veloce; e/o
3. per configurare la soluzione per le proprie regole uniche e politiche dell'amministrazione di spesa.
Soluzioni Best-of-breed spese per la gestione in genere vengono distribuite come un'applicazione ASP (Application Service Provider) o self ha ospitato la soluzione. Sebbene le eccezioni sono comuni, piccole e medie imprese tendono ad apprezzare l'up-front ridurre il costo di una soluzione di gestione spese ASP e delle imprese più grandi sono attratti al controllo disponibile tramite una soluzione di gestione spese self-hosted. Soluzioni ASP per la gestione spese sono pagate in genere su un a base di istruzione per mese e la spesa self-hosted soluzioni di gestione hanno una gamma di opzioni disponibili da tasse di licenza up-front per delle locazioni al mese licenza.
Superare la resistenza cultura alle soluzioni di gestione spese
Alcuni direttori finanziari hanno ancora un'avversione per le carte di credito aziendale. Non è raro sentire un direttore finanziario di dire "se tutti danno una carta, che spendono ci ha rotto!"
Tuttavia, i vantaggi di una soluzione di gestione della spesa sono evidenti, non appena il Direttore Finanza considera le difficoltà di controllare il comportamento delle spese di migliaia di dipendenti utilizzando un sistema manuale di rimborsi che in gran parte si basa su una serie di fogli di calcolo scoordinate. Le attività di base, come l'applicazione di criteri di viaggi, calcolando le implicazioni fiscali, conciliare, distacco di un piano dei conti a livello dettagliato e revisione contabile, sono così difficile da essere più onorati in violazione rispetto all'osservanza...
Visti da una prospettiva diversa, una società con un fatturato di $700 m $50 m nell'EBITDA, e 20 milioni di dollari in spese annuali professionali dei dipendenti, può avere un impatto drammatico sulla sua linea di fondo, utilizzando una soluzione di gestione della spesa senza aumentare le entrate. Se automazione riduce queste spese da solo il cinque per cento nel primo anno, il risparmio da soli hanno lo stesso impatto sulla linea di fondo come 14 milioni di dollari in nuove entrate. Non è sorprendente che il ritorno sull'investimento di un progetto di gestione spese è spesso raggiunto nei primi 12 mesi di funzionamento.
Soluzioni per la gestione spese anche giocare un ruolo fondamentale nel controllo della frode. "Frode" in questo contesto prende molte forme, non tutti sono la specie che atterrano colpevoli in tribunale. Informazioni tratte dalla nostra esperienza cliente e dalle pubblicazioni di la USA Association of Certified Fraud Examiners identificare quattro categorie principali di frode:
1. Mischaracterized le spese
2. Esagerati pagamenti (esagerati)
3. Fittizie spese
4. Multiple rimborsi
Ricerca negli Stati Uniti ha sottolineato quanto più l'1% dei ricavi di azienda sta perdendo per cattiva gestione di spese dei dipendenti. Sistemi di gestione della spesa non, nel loro diritto, eliminerà questo, ma sono uno strumento essenziale nella creazione di un ambiente che spinge verso il basso il livello di cattiva gestione.
Conclusione
Negli ultimi 18 mesi, la nostra azienda ha osservato un cambiamento nella motivazione per spese progetti di gestione. Considerando che precedentemente le soluzioni di gestione spese erano un esercizio unicamente nella riduzione delle spese amministrative, ora governance è ugualmente un driver per implementare controlli basato sulla tecnologia intorno le spese ad alto volume. L'atto di Sarbannes-Oxley (SOX) negli Stati Uniti ha catturato l'attenzione di qualsiasi impresa attiva negli Stati Uniti. Tuttavia, all'interno o di fuori degli Stati Uniti, i dirigenti devono garantisce che la loro azienda ha implementato adeguati controlli finanziari che prevenire le frodi e dare un record e veritiere delle attività finanziarie dell'impresa. Di conseguenza, il Travel Manager aziendali che tiri una proposta sulle spese di gestione per il team esecutivo senior attualmente trova un pubblico disposto.
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