Progetto gestione consigliate

Un manager di progetto attivo sia un trainer di gestione del progetto, come spesso mi chiedono quali sono gli aspetti fondamentali per la gestione di progetti di successo. Mentre ci sono stati molti grandi libri scritti sull'argomento, sempre riassumere quello che ritengo per essere le migliori pratiche nel cuore della buona gestione.

Definire le finalità e gli obiettivi

Per qualsiasi progetto abbia successo è necessario capire che cosa il progetto dovrebbe per raggiungere. Supponiamo che il vostro capo vi chiede di organizzare una campagna per ottenere i dipendenti a donare il sangue. È l'obiettivo di questo per ottenere il tanto sangue donato alla locale Banca del sangue? O, è di elevare il profilo dell'azienda nella comunità locale? Decidere che cosa è il vero obiettivo vi aiuterà a determinare come si va sulla pianificazione e gestione del progetto.

Il project manager deve anche definire l'ambito del progetto. È l'organizzazione di trasporto personale affinché la banca del sangue nell'ambito del progetto? O dovrebbe personale di fare la propria strada? Decidere quali attività sono nell'ambito o fuori dell'ambito del progetto ha un grande impatto sulla quantità di lavoro che deve essere eseguita nel corso del progetto.

La comprensione di chi sono i soggetti interessati è inoltre fondamentale se avete intenzione di integrare il loro sostegno e capire ciò che ogni persona si aspetta di essere consegnato dal progetto. Una volta definito l'ambito e gli obiettivi, sarà necessario ottenere le parti interessate per rivedere e accettare di loro così come d'accordo che dovrebbero essere sulla lista delle parti interessate.

Definire i risultati finali

Per ottenere il risultato desiderato dal progetto, è necessario definire quali sono le cose (o prodotti) da consegnare entro la fine del progetto. Se il progetto è una campagna pubblicitaria per una nuova barra di cioccolato, uno dei risultati potrebbe essere opera d'arte per un annuncio di giornale. Quindi, è necessario decidere quali cose tangibili sono consegnati e documentare in sufficiente dettaglio quali sono queste cose. Alla fine della giornata, qualcuno finirà per fare il lavoro per produrre il risultato finale, quindi ha bisogno di essere descritti chiaramente e senza ambiguità.

Dopo aver definito i risultati finali, sarà necessario avere le parti interessate il lavoro di revisione e farli d'accordo che questo con precisione e senza ambiguità riflette ciò che si aspettano di essere trasportato dal progetto. Una volta che hanno accettato, si può cominciare a pianificare il progetto. Non definendo i risultati finali in sufficiente dettaglio o la chiarezza è spesso un motivo perché i progetti di andare storto.

Pianificazione del progetto

Questo è il tempo quando si definisce come si ottenere il risultato desiderato del progetto incarnato nell'ambito degli obiettivi e la definizione dei risultati finali. Pianificazione richiede che il project manager decide che le persone, risorse e budget sono tenuti a completare il progetto. Sarà necessario decidere se romperà il vostro progetto in fasi gestibili, decidere quali prodotti saranno consegnati in ogni fase e decidono la composizione del team di progetto. Poiché sono già state definite i risultati finali, è necessario decidere quali attività sono necessarie per produrre ogni risultato finale.

È possibile utilizzare tecniche quali strutture di ripartizione lavoro (WBS) per aiutarvi a raggiungere questo obiettivo. Sarà necessario stimare il tempo e lo sforzo necessario per completare ogni attività, le dipendenze tra le attività connesse e per decidere su un programma realistico per completare le attività. È sempre una buona idea coinvolgere il team di progetto nella stima di quanto tempo le attività avranno poiché essi saranno quelli effettivamente facendo il lavoro. Cattura tutto questo in un documento del piano di progetto. È inoltre necessario ottenere le parti interessate a rivedere e accettare questo piano.

Quando si sviluppa il piano di progetto, il project manager è spesso sotto pressione per produrre un piano che soddisfa le aspettative (irrealistiche) di alcune delle parti interessate. È importante che il project manager si presenta con un calendario realistico - uno che pensa di lui/lei è realistico per raggiungere. Si farà nessuno un favore se cedere alle pressioni e accetta di consegnare il progetto in un programma totalmente irrealistico.

Comunicazione

Anche i piani meglio progetto sono inutili se non sono stati comunicati in modo efficace al team di progetto. Tutti i team ha bisogno di sapere esattamente che cosa si aspetta da loro, quali sono le loro responsabilità e sono responsabili.

Io una volta lavorato su un progetto dove il project manager seduto nel suo ufficio, circondato da grandi colore stampa out dei suoi progetti più recenti. Il problema era, nessuno per la sua squadra sapeva che cosa i compiti e le pietre miliari erano perché egli non avesse condiviso il piano con loro. Inutile dire che il progetto ha colpito tutti i tipi di problemi con la gente andare e fare le attività che hanno ritenuti importante piuttosto che fare le attività assegnate dal project manager.

Monitoraggio e relazioni sull'avanzamento del progetto

Una volta che il progetto è in corso e si dispone di un piano concordato, sarà necessario monitorare costantemente l'avanzamento effettivo del progetto contro l'avanzamento pianificato. Per fare questo, sarà necessario ottenere report di avanzamento del progetto i membri del team che stanno effettivamente facendo il lavoro. Sarà necessario registrare eventuali variazioni tra costi effettivi e previsti, la pianificazione e la portata.

È necessario segnalare eventuali variazioni ai vostri stakeholder manager e chiave e intraprendere azioni correttive se le variazioni troppo grandi. Ci sono un sacco di modi in cui è possibile regolare il piano al fine di ottenere il progetto torna in pista (ridisporre l'ordine delle attività, assegnare compiti in parallelo se la variazione è piccola, o aggiungere più personale al progetto o ridurre la portata, se la variazione è molto grande).

Tutti i progetti richiedono il project manager costantemente destreggiarsi tra tre cose: costo, la portata e la pianificazione. Se uno di questi aumenti di project manager, quindi uno degli altri elementi sarà inevitabilmente necessario anche essere modificato. Così, per un progetto che viene eseguito per recuperare in modo può essere consegnato al programma originale previsto è in ritardo, il bilancio potrebbe essere aumentato da più personale (anche se questo invariabilmente mai raggiunge il risultato desiderato di ridurre il tempo rimanente per completare il progetto), o l'ambito dovrà essere ridotto. È la giocoleria di questi tre elementi - conosciuti come il triangolo del progetto - che in genere provoca un project manager a strappare i capelli nella frustrazione!

Gestione del cambiamento

Tutti i progetti di modifica in qualche modo. Spesso, uno stakeholder chiave al centro di un progetto cambierà idea su ciò che il progetto deve fornire. Su progetti di durata più lunga, l'ambiente di affari ha cambiato spesso poiché l'inizio del progetto, quindi l'ipotesi fatte all'inizio del progetto non possono essere valido. Questo si traduce spesso in ambito o i risultati finali del progetto che hanno bisogno di essere cambiato. Se il responsabile del progetto semplicemente accettato tutte queste modifiche nel progetto, il progetto inevitabilmente sarebbe stato consegnato in ritardo (e forse mai e poi mai sarebbe stato completato) e inevitabilmente andare oltre il budget.

Gestendo le modifiche, il project manager può prendere decisioni su o meno per incorporare le modifiche immediatamente o in futuro, o rifiutarle. Questo aumenta le probabilità di successo del progetto, perché i controlli di gestione progetto come i cambiamenti sono incorporati, possono allocare risorse di conseguenza e possono pianificare come e quando vengono apportate le modifiche. Non gestire efficacemente le modifiche è spesso citata come delle principali ragioni perché i progetti falliscono.

Gestione del rischio

I rischi sono gli eventi che potrebbero compromettere il buon esito del progetto. Ho lavorato su progetti dove alcuni dei rischi hanno incluso: personale mancano le competenze tecniche per eseguire il lavoro correttamente, hardware non vengono recapitati in tempo, la sala di controllo, essendo a rischio di allagamento in una grande tempesta e molti altri. I rischi variano da progetto a progetto, ma è importante per identificare i principali rischi di un progetto più presto e di pianificare le azioni necessarie per evitare il rischio, o, se il rischio non può essere evitato, per almeno attenuare il rischio al fine di ridurre l'impatto, se si verifica. Questo è ciò che è noto come la gestione del rischio.

Gestisci tutti i rischi? Rischi di no, perché ci potrebbero essere troppi da gestire e non tutti hanno lo stesso impatto. Così un modo semplice è quello di identificare come molti rischi che puoi, lavorano fuori come probabile ogni rischio è si verificano su una scala da 1 a 3 (3 è il peggiore), valutare l'impatto del progetto su una scala da 1 a 3 (3 è il peggiore), poi moltiplicare due numeri insieme.

Il risultato è la ponderazione del rischio. Un fattore di ponderazione del rischio elevato è il rischio più grave. A gestire i rischi di top ten cioè quelli con la ponderazione del rischio più alto. Rivedere costantemente i rischi e di essere costantemente alla ricerca di nuovi rischi, poiché hanno l'abitudine di saltare su momenti imprevisti.

Non gestire i rischi in modo efficace è anche spesso citata come delle principali ragioni perché i progetti falliscono.

Riassunto

Così, in poche parole, queste pratiche migliori sono le cose principali che mi aspetto che tutti i gestori di progetto da fare. Sono applicabili su tutti i progetti grandi o piccoli. Gestione del progetto non è scienza missilistica. Applicazione consigliate il vostro progetto non può garantire che il progetto rientra bilancio, sul tempo e supera tutte le aspettative delle parti interessate, ma applicando loro sicuramente vi darà una migliore possibilità di fornire il progetto con successo rispetto se non applicarle sul vostro progetto.