Knowledge Process Management

processi di conoscenza non possono essere gestiti secondo lo standard paradigma di gestione dei processi aziendali. Nel seguente articolo alcune linee guida sono indicate per le organizzazioni che vogliono gestire al meglio i loro processi di conoscenza.

Negli ultimi anni molto è stato scritto su Business Process Management, e sulle tecnologie che lo sostengono come BPMS, SOAP e Web Services. La maggior parte di queste teorie, strumenti e tecniche si riferiscono a processi di natura altamente strutturata.

In genere, i teorici BPM e professionisti si sono concentrati sui processi altamente strutturati, come i processi di back-office di natura industriale o amministrativa. Questi processi sono altamente standardizzati e ripetibili, di produrre un output uniforme e possono essere automatizzate in parte o end-to-end (STP). Tutte le istanze di processo vengono eseguiti in modo molto simile ed è facile tracciare un diagramma di flusso dettagliato la sequenza in cui vengono eseguiti i compiti. E 'anche possibile formalizzare le regole di business che le decisioni di breve, di norma sulla base della valutazione di alcune variabili di processo.

Ma recentemente altri tipi di processi hanno catturato l'attenzione di specialisti di gestione dei processi. Essi sono conosciuti come i processi di conoscenza, o di processi basati sulla conoscenza. processi di conoscenza può essere definita come "ad alto valore aggiunto dei processi in cui il raggiungimento degli obiettivi dipende molto le conoscenze, le competenze e l'esperienza del popolo loro esecuzione". Alcuni esempi possono essere la gestione, la R & S, o di nuovi processi di sviluppo prodotto.

I lavoratori della conoscenza svolgere questi processi, tenendo conto in ingressi multipli (in genere un ampio insieme di dati non strutturati e dati) per eseguire compiti difficili e prendere decisioni complesse tra diversi possibili modi di fare il lavoro, ognuno una suggerendo diversi livelli di rischio e possibili benefici . Sono a carico di persone fisiche e non è possibile automatizzare loro.

Un esempio di un processo di conoscenza è "La commercializzazione di un nuovo prodotto". Gli stessi passaggi sono seguiti ogni volta che viene lanciato un nuovo prodotto (benchmarking dei concorrenti, di decidere la politica dei prezzi, la pianificazione di promozione, ecc ..), ma è l'esperienza, la conoscenza e l'intuizione delle persone che a guidare il processo verso il successo.

- Ingressi multipli per il processo di esistere
- Alcuni di loro sarebbero in concorrenza, la fase del ciclo di vita del mercato, immagine di marca, bilancio, ecc ..
- Decisioni complesse sono fatte
- Ci sono molti modi per raggiungere gli obiettivi di processo (portata vendite previste, brand image di leva, ecc ..)
- Ogni decisione comporta diversi livelli di rischio e dei potenziali benefici
- E 'responsabilità del lavoratore di scegliere il migliore (prezzi bassi, campagna pubblicitaria aggressiva, ecc ..)

Ci sono tre caratteristiche principali che rendono i processi di conoscenza diverse da processi altamente strutturati:

- Focus sulla comunicazione è invece di automazione

La chiave per il miglioramento del processo è quello di comunicare in maniera chiara definizione del processo (il modo in cui la società vuole che i processi da effettuare) per le persone incaricate della loro esecuzione (attraverso la formazione, la pubblicazione processo descrizioni, ecc ..). I partecipanti a comprendere meglio il processo di definizione del processo, maggiore è la probabilità che il processo si svolge in base ad esso.

- Sono migliori attuate mediante l'ottenimento di buy-in che attraverso imporre direttive

Essi sono più difficili da attuare attraverso la disciplina amministrativa di processi basati (anche se qualche disciplina è necessario). E 'meglio concentrarsi su come ottenere il buy-in da persone colpite dal processo tramite il coinvolgimento precoce, la comunicazione e la gestione delle aspettative. E 'un fatto noto che i lavoratori della conoscenza sono restii a cambiare le loro abitudini. Alcuni dicono che i lavoratori della conoscenza non piace seguenti procedure perché sentono che limita la loro creatività, ma la maggior parte del tempo che sarà lieto di seguire una procedura fintanto che vedere il valore in essa, percependo che li aiuta a lavorare meglio e produrre un processo di output migliore.

- La definizione di processo sono descrizioni ad alto livello invece di flussi di lavoro rigido

I processi possono essere definiti solo fino a un certo livello di dettaglio, ed è difficile fornire istruzioni di lavoro a basso livello o per automatizzare le decisioni. Perché non possono essere formalizzata nel dettaglio, la simulazione di processo è raramente possibile. Le decisioni sono altamente soggettivi e troppo complessa per essere espressa in un linguaggio formale, in quanto sono prese sulla base dell'intuizione e non su rigide regole di business.

E 'estremamente importante per migliorare continuamente i processi di conoscenza, creando un ambiente attraverso i quali possono evolvere. Questo può essere raggiunto solo attraverso il coordinamento delle diverse discipline, quali il knowledge management, change management, gestione delle aspettative, ecc .. E 'fondamentale stabilire un contesto adeguato processo (la combinazione di tecnologie, procedure, persone, ecc .. che supportano i processi). Il contesto del processo deve comprendere i meccanismi di feedback, modificare le procedure di valutazione, i metodi di miglioramento dei processi e delle tecniche e deve essere flessibile, in modo da essere in grado di incorporare i miglioramenti, in modo agile, ma controllata.

Se il processo viene creata un'istanza di frequente e le istanze sono homegeneous, è possibile creare modelli di grande processo di aumentare considerevolmente l'efficienza del processo. Il modo migliore per garantire il miglioramento del processo è quella di generare un ambiente in cui le persone sono motivati, entusiasti e appassionati gestione dei processi.

La maggior parte del tempo, sono processi di conoscenza collaborativa. Con l'esecuzione di un processo di collaborazione è possibile che ogni compito è svolto dal lavoratore più specializzato, esperto e competente in quella zona specifica.

Avere una rete di rapporti all'interno dell'organizzazione è un bene molto importante per le persone in esecuzione processi di conoscenza.

Negli ultimi anni alcune organizzazioni sono emerse con l'obiettivo di creare comunità professionali in giro per discipline specifiche come Software Development (SEI, ESI, ecc ..), Project Management (PMI), Business Process Management (BPMI), IT Service Management ( ITSMF), ecc .. Uno degli obiettivi di questi gruppi è quello di sviluppare un corpo di conoscenze che raccoglie le migliori pratiche della disciplina in forma di quadri di riferimento, metodologie e modelli di maturità. Tali attività devono essere considerati da tutte le organizzazioni interessate alla gestione della conoscenza dei processi.

E 'normale che i processi della conoscenza assumono la forma di progetti da gestire la loro esecuzione. Se l'output del processo è un prodotto unico, la gestione di attività come progetto si tradurrà in vantaggi evidenti.

Ci sono alcune linee guida che possono aiutare un'organizzazione disposta a migliorare i loro processi di conoscenza:

- Fornire descrizione del processo su come affrontare il lavoro

Cercate di capire il modo migliore per realizzare un processo di conoscenza, rendendo le migliori pratiche esistenti nella vostra organizzazione (o nel tuo settore) esplicita. definizione del processo di pubblicazione in un formato che è facile da consultare e capire.

- Fornire strumenti che facilitano e standardizzare il lavoro

Decidere quali strumenti sono i migliori per aiutare i lavoratori della conoscenza svolgere il loro lavoro. Coinvolgere tutti i lavoratori della conoscenza colpiti nel processo di decidere quali strumenti saranno utilizzati è molto conveniente, al fine di ottenere user buy in. E 'una buona idea di scegliere un campione per ogni strumento who dominerete suo uso.

- Assegnare i proprietari dei processi

Scegli una persona con capacità di leadership e un adeguato livello di responsabilità e di influenza e fare lui / lei responsabile per il miglioramento continuo del processo. Dare lui / lei un chiaro obiettivo di raggiungere e un incentivo per raggiungere l'obiettivo.

- Incoraggiare il feedback per il miglioramento del processo

Per garantire che il flusso di informazioni tra esecutori e il proprietario di processo è fluido, incoraggiare le persone a contribuire al processo di valorizzazione attraverso incentivi. Usate la vostra immaginazione per premiare collaboratori (si pensi non solo incentivi monetari).