Organizzazione Eventi Speciali - Parte seconda - Il Master Plan

"Il master plan è il piano si creano di assicurare di avere coperto le tue basi al momento di pianificare il vostro evento. In questo modo aumenteranno le probabilità di un esito grande successo, portando a più rinvii, clienti soddisfatti e più vendite." Heidi Richards

1. Crea la tua lista di controllo. Una lista di controllo fornisce una tabella di marcia organizzata per eseguire il vostro evento. Quali risorse avete bisogno, le donazioni, le persone, i soldi? - Una lista di controllo di esempio è riportato qui di seguito.

2. Creare una linea temporale! Questa dovrebbe essere una parte della lista di controllo ed è forse la componente più importante del documento che assicurerà il successo del vostro evento. La timeline dovrebbe comprendere elementi quali, quando i programmi vengono stampati, quando inviti / brochure deve essere stampato e spedito, quando iniziare i media o campagna pubblicitaria, quando ordinare decorazioni. Include termini di registrazione. Se non è già stato determinato, la timeline include anche la location della manifestazione.

3. Crea il tuo budget. Ciò dovrebbe includere tutte le opportunità di fatturato (vendite di registrazione, i biglietti, le donazioni, le sponsorizzazioni, le concessioni). Dovrebbe includere anche le spese per la stampa, alloggio, cibo, forniture, di sicurezza, altoparlanti, permessi, assicurazione, spese di spedizione e articoli vari ancora da determinare.

4. Pensate logistica. Essi comprendono la dimensione di spazio necessario per l'evento, l'installazione (tavoli, sedie, parcheggio, segnaletica, porta-a-potty's, tende), pulizia, piani di emergenza, trasporti e servizi che sono forniti da polizia e vigili del fuoco.

5. Promuovere l'evento. Qual è l'obiettivo principale della pubblicità? E 'di sensibilizzazione o di presenza? E 'per costruire buone relazioni comunitarie? Se non si dispone di un elenco dei media, non è mai troppo presto per iniziare a creare una. Chi lo sa chi lavora per la stampa locale, radio e televisione? Chi lo sa chi conosce qualcuno che lo fa? Se si tratta di un evento locale, attingendo alla comunità locale, per scoprire se un locale Media Guide o directory viene pubblicato. Molti giornali hanno tali risorse, e così fanno molte librerie. Se si tratta di un evento nazionale, cercare le directory media nazionale per l'assistenza. Ci sono diversi tra cui scegliere. Alcuni di quelli che uso sono: Gebbie stampa All-in-One Directory (1-845-255-7560), di Bacone Media Catalog (1-800-621-0561), Bradley e delle comunicazioni (1-800-989-1400 ). Questi elenchi sono disponibili su disco o libri.

Ecco una lista di controllo passo-passo per aiutarti ad organizzare il vostro evento.

Compito:

___ Seleziona membri del gruppo di pianificazione. Include i leader di eventi specifici per essere completato entro (data).

___ Sviluppare il piano entro il (data). Questo può includere il tema, la posizione, ecc

___ Scegli la data per l'evento (data).

___ Team leader Seleziona secondario (sedie sottocomitato) per la logistica da (data).

i membri del team ___ assumere o noleggio per la logistica da (data).

___ Crea la tua pubblicità / media della campagna. Alert i mezzi di foto e intervista a cura di opportunità (data).

___ Preparare il "copia" per i materiali di stampa tra cui programmi, moduli di registrazione, biglietti, registrazione / badge di identificazione, nastri, premi, ecc da (data).

___ Piano per le decorazioni (data).

___ Sviluppare il calendario degli eventi. Distribuire ad ogni persona del team. Recensione incarichi.

___ Determinare come registrazione saranno trattati e da chi.

___ Creare un piano di emergenza nel caso in cui l'evento debba essere annullato o rinviato.

___ Hanno una "prova generale" della manifestazione con tutte le parti responsabili a rivedere i ruoli e le responsabilità del team del giorno prima.

___ Avere l'evento!

___ Mail una copia del programma e la lettera di ringraziamento agli sponsor e sostenitori della manifestazione il più presto possibile dopo l'evento.

___ Inviare scritta a mano note di ringraziamento per il vostro host (datore di lavoro) e la squadra con cui hai lavorato. Se possibile, includere foto.

___ Valutare l'evento

© 2005 - Heidi Richards