Gestione elettronica dei documenti

Gestione elettronica dei documenti è stata ampiamente accettata come la pratica di creazione e archiviazione di documenti. Che cosa manca la comune accettazione è la necessità di recuperare, documenti di archivio e di ordinamento secondo i requisiti. Con costi immobiliari arrampicata febbrilmente e processo di imprese, diventando sempre più complesso e impegnativo, la necessità di attuare una gestione integrata di documenti elettronici

sistema sta crescendo di giorno in giorno. Rendendosi conto di questa opportunità, diversi venditori di software a livello mondiale siano saliti con i loro prodotti di gestione del documento per facilitare questo processo e più e più organizzazioni sono attuando questo sistema nel mondo di oggi.

È importante capire ciò che esattamente electronic document management si riferisce a e perché è così importante per le organizzazioni, piccole o grandi. Sistema elettronico di gestione documentale si riferisce ad un sistema in cui documenti vengono creati, modificati, memorizzati, distribuiti, protetto ed estratto con l'aiuto di strumenti software.

Un'organizzazione deve riflettere più volte e rispondere a diverse domande prima va sull'implementazione di un sistema di gestione documentale. Alcune delle domande che devono essere chiesto possono essere:-
(1) Sono i vostri documenti uniformemente contrassegnato e memorizzati per il recupero "dito puntato".
(2) Può facilmente raccogliere documenti correlati che fisicamente sono distribuiti in luoghi diversi.
(3) Il personale del vostro possono facilmente individuare documenti creati o modificati da altri all'interno dell'organizzazione, indipendentemente dal formato e metodo di creazione dei documenti.
(4) Quanto tempo ci vuole per individuare il mazzo desiderato di documenti.
(5) Si trovano un tipo specifico di documenti simili su un intervallo di date rapidamente ed efficacemente.
(6) Può monitorare indietro la persona responsabile per la gestione di qualsiasi particolare documento.

Rispondendo alle domande di cui sopra può facilmente aiutare prendere una decisione. Inoltre, per arrivare a una conclusione, uno deve tenere presente le seguenti caratteristiche di un sistema di gestione documentale adatto.
(a) deve convertire il vostro ufficio in un ufficio senza carta da elettronicamente tenere traccia di tutti i documenti.
(b) deve integrarsi con i metodi di gestione manuale documento esistente.
(c) dovrebbe aiutare il tuo business crescono più velocemente, garantendo la disponibilità di rapida e accurata di informazioni.
(d) dovrebbe aiutarvi di analizzare l'efficienza dei collaboratori da tenere traccia di lavoro di documentazione assegnato a loro.