Nonostante l'accordo diffusa che spese efficace di gestione è fondamentale per il successo aziendale, c'è ancora un aspetto delle spese di gestione che tende ad essere gestita male. E sta costando molte imprese milioni ogni anno! Ironia della sorte, è un costo che può essere drasticamente ridotta (tutti, ma viene eliminato) durante la notte.
Sto parlando i costi di elaborazione associati gli acquisti. Si chiamano "costi di elaborazione transazionale"; non sei il costo dell'acquisto se stessa, ma il costo della transazione.
Il valore in dollari dei costi di elaborazione transazionale
Il costo to-end di lavorazione ad alto volume, gli acquisti di valore basso (ad esempio, viaggi, intrattenimento, contratto lavoro noleggio, formazione, dipendente attestazioni, cancelleria, pubblicazioni, libri, forniture di cucina, ecc.) possono essere esorbitanti. In realtà, in molti casi, è supera a quello del costo stesso (anche con le efficienze consegnate da un'applicazione ERP). La ragione di questo è che il totale costo transact comprende numerose attività associata come ad esempio l'elaborazione, l'amministrazione e le spese bancarie, per citarne solo tre. In un tipico business, il 90% degli acquisti sono basso valore; essi rappresentano meno del 10% d'acquisto azienda totale spendere. Ma perché il costo di ogni transazione è normalmente molto lo stesso, indipendentemente dal prezzo di acquisto, in realtà, questi valori bassi acquisti costo molto più di grandi acquisti. Di conseguenza, la maggior parte delle risorse aziendali disponibili (ad esempio il tempo impiegato, fatica e denaro) può dedicata alla gestione delle transazioni basso valore, ad alto volume che costituiscono una percentuale relativamente piccola di spesa complessiva della società.
Come ridurre i costi di elaborazione transazionale
Un numero crescente di aziende hanno preso provvedimenti per risolvere questo problema e hanno goduto sostanziali risparmi operativi e miglioramenti bottom-line diretti. Hanno notevolmente migliorato la loro efficienza operativa e, in molti casi, ridotto i costi di elaborazione transazionale di più del 90% per transazione. Ciò rappresenta sostanziali risparmi quando si considera il volume delle transazioni la maggior parte dei processo di aziende ogni anno.
Così come hanno fatto? Qual è l'occasione per quelle aziende che impiegano ancora i metodi tradizionali?
Oggi, molte aziende hanno trovato una semplice, efficacia ed efficiente la risposta a questa domanda. Impiegano una soluzione semplice che combina l'utilizzo di una carta di credito tradizionale con il software di gestione spese.
Come funziona questo in pratica?
Il processo: I dipendenti utilizzano una carta di credito azienda per procurare beni e servizi. La transazione elettronica viene inviata al loro singoli PC o PDA (tramite qualsiasi connessione di rete o internet). Il dipendente conferma la transazione e carica con il clic di un pulsante, e una transazione interamente codificata viene quindi inviata al tuo piano dei conti. Successivamente si apportano un unico pagamento al fornitore della carta di credito per tutti gli acquisti effettuati utilizzando la scheda nel corso del mese. Tutto viene gestito automaticamente in tempo reale, compresi tutti i controlli, le regole di business e gestione notifiche che assicurano gli acquisti sono approvati e conformi alle politiche aziendali.
Il risultato: Sei in grado di consolidare le migliaia dei pagamenti in una singola transazione. Con i sistemi di supporto, potete analizzare le spese e implementare controlli su una base in tempo reale.
Caso di studio
Un'azienda elabora circa 50.000 operazioni di pagamento all'anno, di cui 80% (40.000) sono le spese non strategiche di basso valore/ad alto volume. Implementando un sistema di gestione della spesa ProMaster, essi sono in grado di salvare $56 per ogni transazione, offrendo un risparmio di costo totale di $2.24 m l'anno (40.000 x $56.00 = $2.24 m). Certo, questo include risparmio "morbido" e 'dura', ma il business case è reale e si è dimostrato di fornire risultati in tutti i settori industriali, tra cui R0I, entro sei mesi.
Conclusione
Per anni, le aziende hanno utilizzato carte di credito come strumento di pagamento aziendale per spese di viaggio e di intrattenimento. L'estensione del concetto negli appalti generale di affari è stato reso possibile più recentemente dal rilascio di nuovi prodotti da emittenti di carte e lo sviluppo di sistemi di software di gestione sofisticata spese che forniscono l'immediatezza del controllo. Oggi il concetto è una chiave aggiunta al portfolio di progetti di miglioramento aziendale, copertura che trascorre tutto il basso valore non strategico e potenzialmente molto più.
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