Controllo Interno: un programma di manutenzione preventiva

Avete letto su questo giornale in ogni in ogni città in tutto il paese: alcuni contabile, di fiducia da parte del titolare di una piccola impresa, si appropria indebitamente di migliaia di dollari. Se il furto non mettere titolare dell'impresa, provoca sicuramente una delle grandi preoccupazioni.

La ragione si parla di questi casi spesso è che, in una piccola impresa, ci può solo essere il proprietario e un contabile. Il proprietario non piace fare i libri, non li capisce, e si basa su questa persona che si prenda cura delle cose. Il contabile, che è solito avere difficoltà finanziarie personali, prende una piccola somma di denaro che intende pagare di nuovo. Nessuno sembra accorgersi, per cui più è preso. In un periodo di tempo, comincia a montare fino a un sacco di soldi.

Questo è dove il concetto di "controllo interno" entra in gioco In sostanza, ogni impresa dovrebbe avere, a qualche livello, un sistema di controllo interno per proteggere contro le perdite, sia intenzionale e non intenzionale. Questo perché "controllo interno" sistemi saranno: 1) proteggere denaro e altre attività; 2) promuovere l'efficienza nelle operazioni di trasformazione; e, 3) garantire l'affidabilità della contabilità finanziaria. Un sistema di controllo interno è costituito principalmente da politiche e le procedure intese a fornire una ragionevole garanzia che questi tre obiettivi saranno raggiunti. Le dimensioni e la complessità degli affari si determina la misura del sistema di controllo interno.

Indipendentemente dalle dimensioni, uno degli aspetti più importanti di un sistema di controllo interno è il concetto di separazione delle funzioni. Separazione funzioni rende più difficile per furto e gli errori di passare inosservate. E 'altamente insolito per due dipendenti a colludere "nel tentativo di rubare dalla società.

Ho lavorato come un revisore interno di una catena di giornali per tre anni. Il mio compito era quello di camminare per le redazioni dei giornali senza preavviso e passare direttamente alle caselle di cassa, contarli, e verificare le entrate. Uno dei miei passi di quello più importante è stato quello di assicurarsi che le procedure di controllo interno erano in atto e funziona correttamente. Ecco alcuni suggerimenti per le procedure di controllo interno per quanto riguarda la gestione del contante:

- Consentire alle persone designate solo specifico per la gestione di cassa.

- Dare la responsabilità della tenuta della contabilità di un individuo che non gestisce in contanti.

- Utilizzare numerati entrate per documentare tutti i pagamenti.

- Fare tutti i depositi bancari prontamente.

- La persona che prepara la riconciliazione bancaria dovrebbe essere diverso da quello di gestione uno contanti.

- Se possibile, la persona che fa il deposito bancario deve essere diversa da quella che gestisce il denaro e quello che prepara la riconciliazione bancaria.

- Effettuare depositi intatto senza importi ritirati a pagare le spese.

- Conservare il libretto degli assegni e contanti in un cassetto chiuso a chiave o registratore di cassa.

- Dal casse non sarà mai al 100% corretto tutto il tempo, stabilire un livello di tolleranza per le eccedenze e carenze per determinare il punto in cui le misure correttive sarà attivato.

- Effettuare tutte le erogazioni tramite assegno, salvo quantità minime versate da piccola cassa.

- Assicuratevi che tutti i pagamenti è collegato a un documento cartaceo, come un voucher, per garantire che una traccia cartacea esiste per tutti gli esborsi.

- Conta sorpresa condotta casuale della piccola cassa e di cassa.

- Inventario Conte e altri beni di frequente e confrontare con i libri aziendali.

Un sistema di controllo interno istituito presto come misura preventiva è più efficiente, che istituisce un sistema correttivo in reazione a una perdita. Se succede così, che c'è solo lei e il ragioniere in vostro business piccolo, ti need to imparare a fare alcune delle attività di contabilità in modo che can work verificare in loco il ragioniere's. Questo, di per sé, è una misura eccellente preventiva.