Nella maggior parte delle organizzazioni, le riunioni sono spesso più grandi perdite di tempo. Con un po 'di pianificazione, è possibile ridurre sia il tempo speso in riunioni e far si che il tempo più produttivi. Ecco come.
* Let tutti i partecipanti so perché si tiene in mano l'incontro, che cosa da realizzare e ciò che ogni partecipante è chiamata a contribuire. Questo dovrebbe essere comunicata anche prima della riunione.
* Se uno dei partecipanti hanno bisogno di fare un lavoro di preparazione prima della riunione, menzione. Non dare per scontato che tale preparazione saranno curati automaticamente.
* Se la riunione è un follow-up a una riunione precedente, circolare una copia del verbale di quest'ultima, anche se è stato fatto prima. Ciò è particolarmente vero se c'è stato un notevole divario di tempo tra il primo incontro e il follow-up.
* Prova a vedere che ognuno arriva in tempo ed è già seduto quando la riunione è dovuto per iniziare. Qualcuno in piedi a metà di un incontro può essere una grande distrazione.
* Servizio rinfreschi durante una riunione è in corso è anche una distrazione. Set mini fuori prima dell'inizio della riunione. Programma pause di ristoro se la riunione è di andare avanti per ore o più al giorno.
* Creare copie di tutti i documenti necessari. Passando intorno ad un unico insieme di documenti che tutti potranno leggere è altamente improduttivo. Eppure, è sorprendente quanto spesso qualcosa di semplice come questo non è curato.
* Stick al punto. Chi è che presiede la riunione dovrebbe essere pronta a intervenire se qualcuno sta divagando dal tema. Vincere intorno al cespuglio è un enorme passatempo.
* Ridurre al minimo le interruzioni provenienti da altri partecipanti quando qualcuno sta parlando. Altri possono rispondere quando la persona ha finito di parlare.
* Tutti i telefoni cellulari devono essere spenti. Invita linee di terra deve essere differita, per quanto possibile.
* La riunione dovrebbe concludersi con un riassunto dei punti principali affrontati e le conclusioni. Si dovrebbe anche precisare chi è responsabile di ogni azione specifiche da adottare, insieme a un periodo di tempo. Più tardi, una comunicazione scritta che copre tutti questi punti dovrebbero andare a tutti i partecipanti.
Rendere le riunioni più utile è tutto utilizzando un approccio di buon senso. Stick per le linee guida sopra e guardare le vostre riunioni di diventare molto più produttivo.
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