Che cosa è la sicurezza dei documenti? Perché è importante per me la sicurezza dei documenti? Quali sono i metodi migliori la mia azienda può utilizzare per migliorare la sicurezza dei documenti? È costoso da fare? Queste sono alcune delle domande che potete avere sulla sicurezza dei documenti.
In questo articolo, vi spiegherò più sulla sicurezza dei documenti e perché è importante che il vostro business implementa una sorta di politica o pianificazione per migliorare i vostri dipendenti e si gestiscono i documenti.
Quasi ogni azienda ha i documenti che hanno a processo su una base quotidiana. Contratti, fatture, ricevute, ordini di acquisto, memo interna e informazioni correlate a sensibili documenti sono alcuni degli esempi di documenti che possono utilizzare.
Documento sicurezza comprende come tali documenti sono archiviati, backup, elaborati, consegnati e smaltiti. Prima parleremo di archiviazione e il backup dei vostri documenti. Questo comporta molto più che solo quale tipo di archivio che si desidera acquistare.
Anche in questa età elettronica, documenti cartacei sono una necessità. L'archiviazione di questi documenti in modo sicuro e saldamente è spesso ignorato. Per i documenti sensibili, avete bisogno di armadi di file bloccati. Hai bisogno di essere a conoscenza che nella vostra azienda avrà tasti a quegli archivi di file e hanno bisogno di essere conservati in un luogo sicuro. Classificatori ignifughi sono anche una buona idea.
Questo potrebbe sembrare scomodo, costoso e richiede tempo, ma la perdita dei vostri documenti è andando a costare molto di più tempo e soldi di avere sicurezza in luogo per loro.
Trasferimento di tutti i vostri documenti in formato elettronico è essenziale per la sicurezza dei documenti. Tramite immissione di dati o tramite la scansione di documenti si può farne un backup in formato elettronico per contribuire a garantire la loro sicurezza e recupero se perdi tutta la carta.
Molti dei vostri documenti oggi sono già in formato elettronico. Quelli e i backup elettronici dei documenti carta che fai anche bisogno di backup oltre al solo sul tuo computer. Ci sono servizi di archiviazione elettronica dei dati è possibile utilizzare on-line che vi darà lo spazio di archiviazione su server sicuri.
Alcuni di questi possono essere relativamente poco costoso, gli altri troppo carica. Suggerisco che si ricerca parecchi di loro di trovare la soluzione che fa per voi. Si possono masterizzare documenti su CD, ma poi deve trovare un modo sicuro, fuori il tuo locale commerciale per archiviare quelle CD.
È possibile memorizzare i dati su altri computer hanno in casa o altrove, ma è necessario tenere in mente che potrebbe essere in grado di accedervi. Le aziende che forniscono archiviazione protetta per dati e documenti elettronici sono di solito un metodo molto più sicuro.
È necessario implementare una politica di sicurezza specifiche per quanto riguarda ogni tipo di documento l'azienda utilizza. I dipendenti devono seguire queste linee guida di sicurezza specifico documento a tutti i tempi.
Recapito documenti e dati è inoltre una considerazione importante. Si usa email crittografate quando l'invio e la ricezione di documenti? Richiedete una ricevuta dal ricevitore del vostro email per dimostrare che hanno ottenuto i dati che hai inviato? Questi sono facili da implementare. PGP per e-mail è uno dei migliori metodi. Fare una ricerca per PGP e troverete ulteriori informazioni su di esso.
Quando si posta documenti sensibili, si usa posta raccomandata? Assicurare esso? Questi sono pezzi importanti ai criteri di protezione documento. I dipendenti devono sapere quali tipi specifici di posta in uscita sono a ricevere l'attenzione speciale.
Chi apre la posta che la società riceva? È mai lasciato all'aperto dove chiunque può prenderlo? I dipendenti devono essere consapevoli che estende la sicurezza dei documenti alla posta in arrivo come bene. Ci deve essere specifiche istruzioni per quanto riguarda cosa succede a tutte le mail in arrivo.
Ora possiamo passare disposizione di documento. Avete un trituratore ufficio? È possibile avere uno nell'area di lavoro di ciascun dipendente che potrebbe essere manipolazione o la creazione di documenti aziendali sensibili. Hanno una politica di triturazione dei documenti che gettano via. Meglio essere sicuri che dispiaciuti. Ladri e altri passerà attraverso il vostro cestino per trovare tutte le informazioni che possono utilizzare a loro vantaggio.
Se avete un sacco di documenti sensibili o desiderio di essere più attento, ci sono servizi che vengono al vostro ufficio a tagliuzzare e distruggere documenti poi rimuoverli da incenerire. Queste società garantiscono lo smaltimento sicuro dei vostri documenti.
Spero che questo articolo ha contribuito a rispondere a qualsiasi domanda che si può avere avuto sulla sicurezza dei documenti. Spero inoltre che ha fatto è consapevole della necessità di avere un criterio di protezione del documento al vostro business.
No comments:
Post a Comment