Nel primo articolo di questa serie, definito frode, discusso come può accadere in una società e fornito alcuni esempi reali di come e quando è verificato nel mondo aziendale. (Per leggere il primo articolo, visita inlogik.com/12530+0+free-articles.htm). In questo - il secondo - articolo, noi scendere a dadi e bulloni; come si minimizzare frode nella vostra azienda?
Ci sono due passaggi principali necessari per interrompere frode nella vostra azienda: passo 1 - individuare i rischi di frode; Step 2 - implementare controlli di software gestione spese aziendali per ridurre al minimo tali rischi.
Passo 1 - individuare i rischi di frode
La vostra azienda è vulnerabile a qualsiasi delle seguenti?
-Scostamenti tra copie cartacee e rapporti computerizzati;
-Partenza e biglietto aereo di ritorno in date diverse, ma con spese di hotel corrispondente;
-Pasti durante il fine settimana o in luoghi di lavoro;
-Descrizioni povere e documentazioni incomplete come un imbarco manca, l'itinerario o la ricevuta;
-Date fuori sequenza;
-Vecchie ricevute;
-Brutto o incoerente spiegazioni alle domande riguardanti crediti. Una risposta comune è "come OSI si domanda me?";
-Copie;
-Entrate alterate;
-Carta di credito le istruzioni o le stampe invece ricevute;
-Biglietti compagnia aerea:
o dipendenti sono stati conosciuti per pagare i biglietti aerei utilizzando punti frequent flyer e quindi rivendicare il costo di un biglietto come una spesa da parte della società. Questo può essere considerato un'attività fraudolenta;
o ci sono numerosi meccanismi impiegati per frodare un'organizzazione attraverso l'utilizzo di biglietti aerei. Le organizzazioni devono essere diligenti quando si occupano di scambi di biglietti aerei, rimborsi, rimborsi parziali e possibilità il volo rivendicato non è stata presa (prove di noleggio auto, parcheggio presso l'aeroporto domestico, pasti o altre spese nella destinazione non sono presenti).
-Duplicazioni da guardare fuori per:
o questi non siano identici importi come nel caso di fatture parziali hotel;
o debito passato oneri sulle bollette del telefono cellulare;
o la stessa spesa può essere segnalato due volte in un periodo o in due o più periodi con una descrizione diversa e codifica.
-Sostenendo gli oggetti personali possono anche essere una fonte di frode nei confronti della società. Questi possono includere:
o viaggi per i membri della famiglia;
o al dettaglio o acquisti personali;
o escursioni aggiunti a viaggi d'affari;
giorni Extra o in un hotel, noleggio auto, ecc.;
o negozio di souvenir, massaggi, ecc possono essere inclusi su un conto dell'albergo;
gite in Non-autorizzato o.
-Le organizzazioni dovrebbero anche essere diligente nell'identificazione preteso che non sono state sostenute le spese. Questo è particolarmente rilevante quando connesse con la rivendicazione della spese pasto e pasto per le spese di diem;
-Incongruenze quali attestazioni di taxi e noleggio auto per la stessa porzione di viaggio o chilometraggio calcoli che sono chiaramente gonfiati;
-Esagerazioni possono o non possono essere deliberata, tuttavia essi includono errori tipografici ($34.95 segnalati come $3.495) e le conversioni non corretto tasso di cambio.
Ci sono numerose altre attività meno evidente che non riescono a rispettare le norme legislative e/o società. Questi fallimenti esempi di codificazione impropria, come ad esempio: fatture hotel che includono pasti, telefono, ecc., che sono segnalate come alloggio; noleggio auto che non possa cadere in una società autorizzata classe; e l'uso dei fornitori proibiti.
Passo 2 - implementare controlli Software di gestione delle spese aziendali
Al fine di ridurre al minimo il rischio di frodi nella vostra azienda, i controlli del software di gestione spese aziendali devono essere progettati per fornire e supportare le 5 W (chi, cosa, dove, quando e perché). Essi devono garantire che tutte le spese ragionevoli, autorizzate sostenute in ordine per un membro dello staff di eseguire loro incarico sono pagate con carta di credito azienda documentate con una ricevuta originale, valida, inalterata e deve essere implementati per tutta l'intera organizzazione, a tutti i livelli e in tutte le funzioni.
In pratica, questi processi software di gestione delle spese aziendali, i controlli e le procedure sono molto ampie. Separazione dei compiti, si riferiscono a elementi quali approvazioni, autorizzazioni, verifiche, riconciliazioni, recensioni di funzionamento, le indagini di sfondo, sicurezza e le prestazioni fisica. Hanno bisogno di essere incorporati nella gestione quotidiana e processi di monitoraggio, e devono inoltre sfruttare la tecnologia dell'informazione disponibile.
Segregazione delle funzioni come un controllo di gestione aziendale spese
Data la natura dei conti da pagare e le relative funzioni, separazione dei compiti è una considerazione cruciale. Di seguito è riportato un elenco parziale delle funzioni relative ai conti da pagare e come dovrebbero essere segregati.
1) La persona responsabile per la riconciliazione bancaria non dovrebbe:
• Gestire proprietà non reclamate reporting
• Essere una firma su un conto bancario
2) La persona che è la firma di controllo non dovrebbe:
• Autorizzare le fatture per il pagamento su un conto che lui/lei è anche una firma
• Sono pronti a stock check.
3) Una persona che è responsabile per il controllo azionario non dovrebbe:
• Essere una firma autorizzata
• Gestire le riconciliazioni bancarie
4) La persona responsabile per il file vendor master non dovrebbe:
• Essere una firma autorizzata
• Essere in grado di approvare le fatture per il pagamento
• Gestire proprietà non reclamate.
5) Gli individui responsabili per le funzioni di conti da pagare non dovrebbero essere anche responsabili di crediti.
Altri controlli di gestione spese aziendali
Alcuni altri controlli di gestione spese aziendali che sono utili nella lotta contro la frode includono:
• Gli acquisti di business che richiedono essere fatto su una carta di credito aziendale
• Monitoraggio delle transazioni sulle carte di credito aziendale
• Pagamento diretto delle carte di credito aziendale
• Installazione dei dati di carta di credito aziendale nella preparazione di report di spesa
• Un buon sistema di approvazioni per evitare che i rimborsi non autorizzati
• Una profonda revisione delle spese di un individuo in un periodo di tempo
• Implementazione di un ambiente PostProcurement (storicamente abbiamo lavorato in un ambiente pre-procurement (richiesta di acquisto, ordine, ricevuta, rimesse, 3 modo corrispondente, Journal, ecc.) che può portare ad almeno il 20% delle transazioni è disputate.)
Corporate Expense Management Software
Software di gestione aziendale spese automatizza la gestione delle spese richieste, riducendo significativamente il rischio di errori o frodi e gestione completo di tutti i dati di acquisti. Una soluzione software di gestione buoni spesa aziendale può ridurre i costi di elaborazione quanto 90%, quindi il periodo di ammortamento è tangibile e misurabile (spesso meno di 6 mesi).
Quando si sceglie una soluzione software di gestione aziendale spesa, garantire che può gestire i dati digitali da una gamma di B2B transazioni tra cui l'acquisto di carte, carte di spese di viaggio, carte di flotte, telefoni cellulari e Internet l'acquisto. Informazioni possono quindi essere integrati in sistemi operativi, tra cui le risorse umane, contabilità generale, pagabile conti ed ERP. Inoltre, assicurarsi che ospita tutte le transazioni della carta di credito, che è specifico del non-banca, e che può operare con sistemi ERP leader del mondo.
E infine, prima di scegliere la soluzione di software di gestione aziendale spese, considerare il fatto che la tecnologia non è tutta la storia nel raggiungimento dei risultati di gestione spese aziendali. Questioni culturali, resistenza al cambiamento e la proprietà aziendale sono gli ostacoli più grandi per la crescita dei programmi di carta e la realizzazione di benefici. È necessario essere sicuri che il vostro fornitore di soluzioni software gestione spese aziendali ha un approccio orientato al cliente consulenza base per relazioni con i clienti di cui la tecnologia è solo una parte molto importante.
Conclusione
La frode è un costo significativo per molti (se non la maggior parte) le aziende. Ma essa non deve essere. Identificare i rischi di frode e implementando controlli di gestione appropriato spese aziendali e software di gestione spese aziendali, è possibile ridurre molto efficacemente i rischi di frode. E con la giusta soluzione software di gestione aziendale spese, ROI entro 6 mesi è molto realizzabile.
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