Un mio collega è stato responsabile per l'esecuzione di una riunione di squadra bi-settimanale di due ore. Egli si prese cura grande per sviluppare un'agenda molto completa e dettagliata. Come vuoi entrare in riunione, ci vorrebbe solo noi arrivare a voce agenda uno prima che l'incontro era in ritardo. Durante tutto il tempo che il mio collega ha eseguito questi incontri, abbiamo mai avuto più di metà dell'agenda prima aggiornando. Il team ha ottenuto così utilizzato per non fare attraverso l'ordine del giorno che non c'era anche un tentativo di cercare di rimanere sul calendario. L'ordine del giorno e associati tempi erano completamente irrealistico e inutile come una riunione di management tool.
Un'efficacia agenda va iniziare oltre tempo, posizione, argomenti e durate. Agende efficace eseguire le operazioni seguenti:
* Sostenere lo scopo della riunione
* Impostare le aspettative dei partecipanti quanto a che cosa sarà discusso
* Informare i partecipanti di qualsiasi preparazione che saranno necessari prima della riunione
* Dare una tabella di marcia il leader di riunione per l'ordine del giorno di guida
* Consentire tempo sufficiente a coprire ogni elemento
* Consentire il leader riunione regolare l'agenda facilmente se l'incontro arriva in ritardo
Detto tutto questo, c'è un principio guida l'incontro il proprietario deve seguire: il proprietario di incontro unità all'ordine del giorno, non l'altro senso intorno. Ci sono momenti dove si può avere uno scopo incontro concisa e voci di agenda specifica per affrontare lo scopo dell'incontro, ma l'incontro effettivo si discosta dall'ordine del giorno. Essere aperti alla modifica dell'ordine del giorno; Assicuri appena che lo scopo della riunione è ancora soddisfatte. Questa operazione richiede il proprietario di riunione sia molto in sintonia per ciò che è in corso nella riunione e footing si torna a ciò che sta accadendo all'ordine del giorno. Se l'incontro effettivo è deviazione dall'ordine del giorno, il proprietario di riunione deve decidere coscientemente se la deviazione è appropriata o se ha bisogno di essere stroncata sul nascere. Non non c'è nessun segreto salsa su questo; vuol dire mantenere lo scopo della riunione originale in mente, osservando ciò che sta realmente accadendo in riunione e continuamente valutare se lo scopo della riunione è essere soddisfatti.
Quindi, quali sono alcuni buoni consigli per sviluppare efficaci agenda? Considerare queste la prossima volta che dovete pianificare una riunione:
* Hanno un stretto, focalizzato incontro scopo – aver chiamato l'incontro per un motivo; Assicurarsi che lo scopo è esplicito e realizzabile. Un buon sanity check su questo è che si dovrebbe essere in grado di completare questa frase: "Alla fine di questo incontro dovremmo riuscire a _."
* Cross-piede inserzioni di agenda con lo scopo di incontro – come tu stai crafting inserzioni di agenda, assicurarsi che ogni elemento sta facendo qualcosa per supportare lo scopo della riunione. Se gli elementi non supportano lo scopo della riunione o modificare la voce agenda o cambiare lo scopo. Non confondere i partecipanti di avere elementi di ordine del giorno che non supportano lo scopo della riunione
Essere realistici con allocato agenda item volte – non mettere troppo aggressivi volte all'ordine del giorno che nel tuo cuore sai che non hai intenzione di raggiungere. Pianificazione 90 minuti vale la pena di riunione in 60 minuti significa che si otterrà solo attraverso 2/3 dell'Assemblea o la riunione sarà travolto da almeno 30 minuti. Non voglia per caso migliore; realtà ha messo giù.
* Distribuire l'ordine del giorno almeno un giorno prima della riunione, i partecipanti alla riunione vogliono sapere che cosa sta per essere discusso e se c'è una preparazione che è necessario prima della riunione. Dare loro un giorno se possibile rivedere l'agenda e prepararsi mentalmente per la riunione.
* Mettere gli elementi più importanti di agenda nella parte anteriore della riunione – coprire gli oggetti top prima. Ci sono due motivi per questo: in primo luogo, si sarà garantire che si ricoprono gli elementi più importanti. In secondo luogo, voi vi terrò attenzione partecipante meglio coprendo gli elementi più importanti all'inizio. Se si mettono più tardi nell'agenda poi vedrete alcuni chomping al bit come si passa attraverso altri oggetti minori importante ordine del giorno prima.
* Hanno come il tuo ultimo elemento agenda una sezione "elementi di azione recensione" – ho visto troppi incontri accadere nella mia carriera, dove arriva alla fine della riunione, tutto lascia, ma non non c'è alcun accordo su quali azioni devono essere intraprese dall'incontro. Nelle voci di azione recensione, indicano che l'azione sono oggetti, chi è responsabile per ogni azione, e quando l'azione deve essere completato da.
* Disporre un piano di emergenza per quando agenda elementi eseguire sopra – anche con le riunioni best-planned, a volte voci di agenda prendono più tempo del previsto. Avere un piano per come si sta andando ad accogliere il cambiamento, che potrebbe significare l'accorciamento di alcune altre voci di agenda o eliminando completamente una voce agenda
Costruire programmi stretti, realistici, realizzabile. Ottenete più fatto, ridurre la frustrazione dei partecipanti e fare il miglior uso del tempo di tutti. Basta non essere schiavo di agenda se vedete che l'agenda non realizzare lo scopo della riunione.
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