Prima che otteniamo cominciati, alcuni di voi può chiedere che cosa è la gestione dei documenti?
Gestione dei documenti è la capacità di gestire tutti i documenti cartacei in formato elettronico. Definiamo "documenti cartacei in formato elettronico".
Fondamentalmente, ci sono due tipi di sistemi di gestione dei documenti, sia una soluzione in-House, o un outsourcing ospitato soluzione.
Così, che meglio soddisfa le tue esigenze? Buona domanda. La maggior parte delle aziende loro decisione sul personale disponibile per mantenere questi sistemi e le capacità tecniche di quei membri del personale di base. Costo di una soluzione è anche un fattore decisivo. Mentre il costo di una soluzione in-House è maggiore sulla parte anteriore, avendo lo staff tecnico di supporto, in genere paga a lungo termine a causa del calcolato ritorno sull'investimento (ROI). Il costo di una soluzione hosted è attraente per molte aziende perché questa soluzione mette la responsabilità tecnica sul provider di soluzione. È inoltre utile in quanto la maggior parte di queste soluzioni sono web-based. Mentre alcune aziende possono davvero beneficiare la soluzione hosted, molti non possono a causa della riservatezza delle informazioni contenute all'interno della loro organizzazione.
Trovare una soluzione per soddisfare le esigenze della vostra azienda può essere un'impresa che richiedeva tempo. Consigliamo è innanzitutto necessario stabilire quale soluzione si adatta meglio l'organizzazione, quindi negozio per una soluzione con le migliori caratteristiche adatto alle vostre esigenze di business.
Quanto spazio ufficio posso salvare? Buona domanda. Esso dipende dalla quantità di file di carta che si deve prendere il vostro spazio prezioso ufficio.
Nella maggior parte degli uffici, ci sono classificatori ovunque. Abbiamo diventare allegato e dipende dal nostro file di carta. Poiché la maggior parte delle aziende hanno il compito di tenere i loro dischi da 3 a 7 anni, che aggiunge a un'esaustiva quantità di carta necessaria per essere mantenuti e conservati. Dove conservarlo? Nel vostro ufficio? Una società di archiviazione record? Quali sono i costi? Tutte queste domande portano questo argomento in una nuova direzione. Perché stanno mantenendo questi record in formato cartaceo? Perché non un formato elettronico?
OK, diamo un'occhiata ad alcune statistiche. Ma prima di farlo, Let's impostare l'ambiente standard per ufficio, quindi abbiamo un punto di riferimento a partire da. Ora, per la ripartizione:
Un tipico casellario cassetto contiene circa 3000 pagine quando è pieno.
Così un armadietto pieno 4 cassetto contiene circa 12000 pagine.
Un cassetto laterale file detiene circa il doppio o il 50% in più file.
Così un armadietto laterale cassetto pieno 2 detiene circa 12000 pagine.
La matematica semplice
OK, ora che sappiamo che cosa abbiamo nello spazio dei nostri classificatori, esaminiamo lo spazio sui supporti di memorizzazione.
Standard 8 1/2 x 11 pagina scansionata ad 200 x 200 DPI (punti per pollice) è circa 50K in dimensioni (Media)
C'è 1024k in 1 megabyte di spazio.
Ci sono 700 megabyte di spazio su un CD.
Ci sono 4.700 megabyte di spazio su un DVD.
OK, qui è la matematica semplice.
1.024 k (1 megabyte) divise da 50k (standard scansione documento) = 20,48 documenti per megabyte
700 megabyte (1 CD) x 20 (immagini scansionate per megabyte) = 14.000 documenti per CD
4.700 megabyte (1 DVD) x 20 (immagini scansionate per megabyte) = 94.000 documenti per DVD
Così qui sono i fatti.
1 CD = 1 filing cabinet pieno di documenti cartacei (12.000 documenti)
1 DVD = 7 schedari pieni di documenti cartacei (84.000 documenti)
Una volta che questi documenti sono scansionati e collocati su un CD o DVD (scrivere una volta solo media) diventano documenti legali che possono essere archiviati e recuperati in seguito nel caso in cui vuoi stampare, fax o e-mail.
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