9 Strategie per la scrittura di procedure di contabilità fornitori

La Cassa di Cash Cycle
Parte quarta della serie

La prossima settimana: Cash completa per ciclo del contante

La bandiera bianca è solo un naso via ... verso il premio milioni di dollari in risparmi di cassa per la vostra azienda ...

Finora, in Inventario e Contabilità fornitori, abbiamo trovato 250 mila dollari ciascuna in un risparmio di cassa. Poi abbiamo trovato un altro 250K in Marketing e Vendite. E così, adesso, conti da pagare è il processo finale all'interno della cassa a cassa Cycle - e anche la finale di $ 250.000.

Il ciclo di cassa è senza dubbio il processo più importante per ottimizzare per qualsiasi attività - da quando si spendono soldi per quando si ottiene il denaro.

Il giro della Cassa di ciclo del contante

Quindi cerchiamo di legare questo ritorno ai conti da pagare - il fatto che paga per le responsabilità che ne derivano con l'acquisto, che è per l'inventario richiesto dalla produzione per soddisfare la domanda. Le vendite di generare questa domanda che crea i conti crediti, che si trasforma in denaro contante. E ora abbiamo chiuso il cerchio e completato la discussione sulla cassa di ciclo del contante.

Aumentando la velocità dei debiti Processi

Il tuo debiti è un po 'diverso rispetto agli altri processi che abbiamo esaminato finora. I primi tre processi abbiamo guardato i processi rappresentati che si è concentrato sulla riduzione delle dimensioni dei beni (inventario o crediti) o spese (marketing) e aumentando la velocità o tempo di ciclo. Ma nei debiti nostro obiettivo è quello di aumentare le dimensioni del bene, mantenendo un solido rating creditizio - e aumentando la velocità del processo.

Ora diamo un'occhiata a come trovare i 250 mila dollari in conti di risparmio da pagare. Se l'organizzazione ha 500 mila dollari in debiti ogni mese, poi STOP! Possiamo trovare 250.000 $ di risparmio proprio qui. Dove, si chiede? Aumento debiti del 25% produrrà 125.000 $ in contanti, più 125 mila dollari da automatizzare le attività, tenendo più sconti e gestire il processo di meglio.

Servizio Procedure di Business Case Study

Un'organizzazione con 600 mila dollari in debiti mensile bisogno di assistenza. Abbiamo esaminato il loro processo di debiti per capire e quantificare il flusso di lavoro, lavorazione della carta e problemi di credito. Poi abbiamo progettato e implementato un processo per aumentare l'uso dei debiti e degli sconti, migliorare il loro ciclo di debiti efficienza, e legarlo al loro acquisto e dei cicli di credito. Abbiamo poi reinvestiti 50 mila dollari di nuovo in un Enterprise Resource Planning (ERP), programma per automatizzare alcuni dei processi che non sono stati già automatizzati.

Le metriche che abbiamo sviluppato ridotto i loro acquisti e le spese di debiti del 25% ed ha aumentato la loro efficienza dal 50% al 75% entro 2 mesi di attuazione delle nuove procedure. Con questi nuovi processi e relazioni, la società ora piste ciclo debiti efficienza e media debiti giorni, piuttosto che solo le fatture pagate in orario o in saldo, in quanto la misura della loro efficacia debiti. Il risultato: un extra di $ 300.000 in contanti, più un aumento del 50% nella capacità di processo (capacità).

Ma come?

Metodi di Design Your News Contabilità fornitori e contabile

• eliminare la carta. Il costo maggiore per ogni singolo acquisto e dipartimento debiti è di carta, tra cui: ordini di acquisto, ordini di acquisto di follow-up, piccoli acquisti di dollari, il monitoraggio e la consegna incassi e dei pagamenti dei fornitori. Utilizzando le fatture senza carta, Web-based fornitore di auto-assistenza, file vendor centralizzata, flussi di lavoro automatizzati per le fatture elettroniche o fotografato (vedi di seguito ERP) e metodi di pagamento, come carte di credito aziendali, Electronic Data Interchange (EDI) e di trasferimento elettronico di fondi ( EFT), può ridurre i costi di gestione della carta fino al 90%.

• l'integrazione di sistemi ERP. Enterprise Resource Planning (ERP) automatizza l'acquisto e le funzioni di debiti, che consente ad una società per avere più lavoro con meno personale. Inoltre, fattura elettronica corrispondenti domande di risparmiare tempo nel recupero di scartoffie. Si stima che un sistema ERP può risparmiare ogni anno una organizzazione $ 300 per milione nelle vendite.

• Aumentare condizioni di pagamento. Negoziare i termini di pagamento sulla base di ricevimento della merce o della fattura. Questo può aggiungere una settimana o più per i termini, che può essere del 25%, del 30 termini giorno. Utilizzare EFT per just-in-time dei pagamenti per massimizzare i termini di debiti e ridurre al minimo l'impatto sul credito.

• Prendere Sconti di pagamento. Se hai trovato il 2% / 10 netto 30 termini, quindi prendere in considerazione a prenderlo. Questo significa che si sono offerti di uno sconto del 2% se si paga entro 10 giorni, invece dei normali termini di 30 giorni. Questo si traduce in un rendimento del 18% sul capitale, e per molte organizzazioni questo è un buon ritorno sull'investimento.

Acquisti • Revisione. L'acquisto è un processo continuo che richiede un continuo riesame. Considerate: le spese di trasporto, spese accelerato, sanzioni molto strano, i prezzi, nuovi prodotti, il consolidamento dei fornitori, dei nuovi fornitori o di gruppi di acquisto, condizioni di pagamento e altro ancora. Comunicare con i propri fornitori per migliorare il processo. E di verificare e monitorare tutto per rappresentare i cambiamenti nel proprio ambiente.

• Comunicare con i fornitori. Comunicare con i propri fornitori per migliorare il processo. Chiedere ai fornitori di presentare le proprie fatture per via elettronica. Questo vi farà risparmiare tempo, risorse e perdite a causa di rifiuti.

• Eliminare le controversie. Controversie con i fornitori sono in genere il risultato di un problema con il vostro acquisto / processo di ricezione. Quando si verificano le controversie, rivedere le procedure di acquisto per assicurarsi che stanno producendo i parametri corretti e che non siete costretti a pagare per i vostri errori.

• ridurre gli errori. Pagamenti in eccesso, i pagamenti effettuati ai venditori sbagliato, fatture false, o anche ritardi di pagamento rappresentano un problema comune per i debiti. Aumentando l'attenzione per il controllo di errore, con procedure scritte e delle verifiche, può ridurre notevolmente questi errori.

• formare il personale. Inserisci il tuo account personale da pagare con regolari di formazione formale. Questo li braccio con una migliore conoscenza delle frodi, capacità di negoziazione, e la comprensione delle condizioni economiche della debiti - che si tradurrà in maggiore efficacia.

Politiche e procedure contabili per contanti presso la Banca

Nelle settimane scorse vi abbiamo mostrato quattro parti del bilancio che contribuiscono, ciascuno 250 mila dollari in risparmi di cassa. L'ultimo ostacolo era conti da pagare, e abbiamo navigato attraverso di essa. E ora abbiamo attraversato il nostro obiettivo finale: $ 1.000.000!

Il tempo era - ed è - la chiave. Tutto quello che dovete fare è proprio. E, ricordate, la settimana prossima metteremo insieme tutti i quattro elementi del denaro a ciclo del contante, e guardate come questo influisce sul capitale circolante della vostra azienda.