Top 7 Strategie per la scrittura di procedure contabili

Parte seconda di contante per cassa serie di cicli di

La prossima settimana: Sales

Abbiamo già trovato 250.000 $ ... quindi cerchiamo di trovare un altro $ 250.000 ...

Porre le fondamenta

La settimana scorsa, abbiamo sollevato la questione: che cosa fare con il vostro business milione dollari? Per gettare le basi abbiamo introdotto l'inventario come il primo dei quattro settori che portano verso il nostro obiettivo milioni di dollari. E avete visto esattamente come raggiungere i primi $ 250.000 in contanti risparmi evitando ritardi con un aumento della velocità, così come un aumento della disciplina e competenza. Ma in che modo esattamente? Con il tempo - come si è visto con l'inventario e come si vedrà in questa settimana.

Affrontare procedure contabili

Continuiamo questo tema cruciale del tempo con un'altra fonte sul vostro bilancio - in particolare, crediti (A / R). Se si dispone di $ 500.000 o più crediti in poi STOP! Abbiamo trovato di nuovo.

La riduzione media dei giorni di raccolta

Perché? Perché se ci si concentra sulla riduzione tuo giorno medio di raccolta del 50%, allora il tuo saldo crediti verso clienti scenderà a 250.000 dollari e il risultato sarà un extra di $ 250.000 in tuo conto bancario. E proprio così, siamo a metà strada verso il nostro obiettivo a $ 1.000.000.

Quindi, adesso, vediamo come questo funziona in uno scenario di vita reale.

Procedure contabili Esempio di Business Service

Un'organizzazione di servizio con 700 mila dollari in media, A / R saldi bisogno di assistenza. Così abbiamo esaminato il loro A / R la funzione per capire e quantificare il flusso di lavoro e le questioni carico di lavoro. Poi abbiamo progettato e implementato un processo per migliorare l'A / R di prestazioni.

Le metriche che abbiamo sviluppato ridotto il loro "over 60" conti crediti da 85% e il loro complessivo A / R saldo del 50% entro 90 giorni di attuazione delle nuove procedure. Con questi nuovi processi e relazioni, la società di brani ora media giorni di raccolta e scaduti e non solo Days Sales Outstanding (DSO) come la misura della loro efficacia collezione.

Il risultato: un extra di $ 350.000 in contanti. E, ancora una volta, vogliamo esplicitamente vedere il ruolo cruciale di tempo e di come un aumento della velocità e della disciplina produce direttamente un aumento dell'efficienza e del risparmio di cassa. Così come si può usare il tempo a vostro vantaggio?

I metodi per progettare il nuovo processo contabile

Diminuire il ciclo di raccolta. Esaminare i conti dei clienti che vanno oltre i termini. Non aspettare il doppio termini netti di agire.

Stringere politica creditizia. Esaminare processo creditizio per lo slittamento. Avete un processo di concessione del credito? Vuoi eseguire i controlli di credito? Quali norme sono utilizzate per estendere il credito?

Ridurre i termini di credito. Modificare le condizioni di credito offrite ai vostri clienti. Se si offrono condizioni di netto 45, ridurlo a rete 30. Si potrebbe offrire uno sconto del 1% se pagata entro 10 giorni altrimenti netto dovute in 30 giorni. Ciò equivale al 18% di interesse annuo e la maggior parte delle imprese si terrà a tali termini.

Accorciare la fattura processo. Bill vostri clienti immediatamente. Questo è un grande. Molte organizzazioni di servizio aspettare la fine del mese di conteggio ore fatturabili e determinare gli oneri dei clienti. Non aspettare fino alla fine del mese. Ciò potrebbe ridurre da ricevere la vostra giornata con il più 15 giorni proprio lì. E-mail o fax le fatture per salvare un altro giorno o due (ad esempio contabilità QuickBooks software contiene questa funzionalità).

Ridurre gli errori di fatturazione. La maggior parte dei clienti di ritardare i pagamenti a causa di errori fattura. I clienti che non riconoscerà la fattura fino a quando non è corretto e potrebbe anche non una notifica, il venditore, l'errore finché non viene chiamato per la raccolta. Ancora una volta, di evitare questo ritardo in errore e il tempo sarà pari a un risparmio di cassa.

Treno conto debitori personale. Assicurarsi che tutto il personale coinvolto sono la formazione di comprendere le metriche di performance per i loro posti di lavoro. Ad esempio, una società gestirà 500.000 dollari mensili A / R saldi (che è 6 milioni di dollari all'anno!) Con A / R impiegato che fa 30 mila dollari. Ma poi l'appaltatore utilizza niente di più che On-the-job (OJT) formazione per l'impiegato. Poi il CFO pensa che lui o lei (il CFO) è in realtà la gestione del denaro. Ma, in realtà, non è questo il caso, l'impiegato è la gestione del denaro giorno per giorno. Quindi non dovrebbero A / R impiegato ricevere formazione sufficiente a gestire una tale quantità significativa? Dopo tutto, ci vuole soltanto un cambiamento del 6% in A / R entro un mese a parità di stipendio intero annuale A / R impiegato. Non è la A / R di risparmio per un valore po 'di tempo in più in allenamento?

Massimizzare il processo contabile. Con il Dipartimento di Contabilità fornitori è necessario utilizzare ogni elemento del processo per ottenere il massimo beneficio per l'azienda. E con le procedure di risparmio di tempo messo in atto, vi lascerete il vostro lavoro di efficienza per voi.

Afferrando la vostra meta politica

Con i processi ben definiti e le procedure in atto, si aumenterà l'efficienza riducendo i vostri media giorni di raccolta. E naturalmente una riduzione dei giorni di raccolta media significa che il tuo account saldo dei crediti anche cadere, creando sempre più soldi in contanti a portata di mano. E proprio come che siamo a metà strada verso il nostro obiettivo a $ 1.000.000. Tutto quello che dovete fare è di afferrarla.

La prossima settimana, vedremo di trovare ancora un altro $ 250.000 in funzione di vendita - che ci darà 750 mila dollari verso il nostro obiettivo di 1 milione di risparmi in contanti. Così, ancora una volta, non solo si punta a raccogliere i frutti del risparmio in più alla tua linea di fondo, ma anche vedere i contanti in banca - 1.000 mila dollari in contanti per essere esatti.